Rechnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einsteiger

Veröffentlicht am 17. Juli 2026

Deine erste Rechnung steht an – und plötzlich sind da lauter Fragen: Welche Nummer vergebe ich? Wie weise ich die Mehrwertsteuer aus? Und darf ich die Rechnung einfach per E-Mail schicken? Die gute Nachricht: Rechnung schreiben ist kein Hexenwerk, wenn du den Ablauf einmal kennst. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch – von den Stammdaten bis zum Versand.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Kurz vorab: Was auf jede Rechnung gehört

Eine Rechnung braucht nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben: deinen vollständigen Namen und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten Erleichterungen (§ 33 UStDV). Alle Details und Sonderfälle findest du in unserer Checkliste der Pflichtangaben – hier konzentrieren wir uns auf den Ablauf.

Rechnung schreiben in 6 Schritten

1. Stammdaten und Kundendaten bereitlegen. Deine eigenen Angaben (Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung) brauchst du auf jeder Rechnung – leg sie dir einmal sauber ab. Vom Kunden brauchst du den vollständigen Namen bzw. Firmennamen und die Anschrift.
2. Rechnungsnummer vergeben. Jede Rechnung bekommt eine einmalige, fortlaufende Nummer. Ein einfaches Schema wie 2026-001, 2026-002 reicht völlig – wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt. Wie du dein Nummernsystem sinnvoll aufbaust, liest du im Artikel Rechnungsnummer richtig vergeben.
3. Positionen mit Menge und Preis erfassen. Beschreibe jede Leistung so konkret, dass ein Außenstehender versteht, wofür bezahlt wird – also „Texterstellung Website, 5 Unterseiten“ statt nur „Dienstleistung“. Dazu Menge bzw. Stunden und Einzelpreis; daraus ergibt sich der Nettobetrag.
4. Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Der Regelsatz liegt bei 19 %, für bestimmte Leistungen gelten 7 %. Du weist den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag aus und nennst den Bruttobetrag. Ausnahme: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus – dafür gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung.
5. Zahlungsziel und Bankverbindung angeben. Schreib klar hin, bis wann und wohin gezahlt werden soll, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto“. Ohne Zahlungsziel und IBAN wartet mancher Kunde einfach ab.
6. Prüfen und versenden. Einmal alles gegenlesen: Stimmen Beträge, Nummer, Datum und Kundendaten? Dann raus damit – je schneller die Rechnung beim Kunden ist, desto schneller kommt dein Geld.

Versand: Post, PDF per E-Mail oder E-Rechnung?

Beides ist zulässig: klassisch per Post oder als PDF per E-Mail. Für den E-Mail-Versand brauchst du formal die Zustimmung des Empfängers – sie ist an keine Form gebunden und gilt in der Praxis meist als stillschweigend erteilt, etwa wenn der Kunde die Rechnung kommentarlos bezahlt. Bei Geschäftskunden (B2B) lohnt außerdem ein Blick auf die E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zur Ausstellung kommt schrittweise. Was das für dich bedeutet, erklärt der Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Diese Anfängerfehler solltest du vermeiden

• Rechnungsnummer doppelt oder vergessen – fällt spätestens bei einer Betriebsprüfung auf
• MwSt-Rechenfehler – falscher Steuersatz oder Rundungsfehler beim Umrechnen von netto auf brutto
• Fehlendes Zahlungsziel – ohne klare Frist zahlt mancher Kunde, wann er will
• Unklare Leistungsbeschreibung – „Beratung“ ohne Details führt zu Rückfragen und verzögert die Zahlung

Und wenn doch mal ein Fehler durchrutscht? Eine bereits verschickte Rechnung änderst du nicht einfach nachträglich, sondern stornierst oder korrigierst sie sauber – wie das geht, zeigt der Artikel Rechnung stornieren und korrigieren.

So hilft dir easyfactura

Mit easyfactura erledigst du genau diese Schritte in wenigen Minuten – und die typischen Fehlerquellen fallen gleich mit weg:

• Kunde aus der Kundenliste wählen statt Adressdaten abzutippen – einmal gespeichert, immer wieder verwendbar
• Positionen erfassen, fertig: Mehrwertsteuer und Bruttobetrag berechnet die App automatisch, die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt sie von selbst
• Kleinunternehmer-Modus: keine MwSt, der passende § 19-Hinweis steht automatisch auf der Rechnung
• Versand direkt per E-Mail aus der App – auf Wunsch als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format nach EN 16931
• Ordner und Drag-and-drop halten deine Rechnungen geordnet und unterstützen dich beim GoBD-konformen Arbeiten

easyfactura kostet 13,95 € pro Monat, ist monatlich kündbar – und die ersten 7 Tage sind kostenlos. Probier es einfach mit deiner ersten Rechnung aus.

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