Pflichtangaben Rechnung – die komplette Checkliste (§ 14 UStG)

Veröffentlicht am 08. Juli 2026

Eine Rechnung ist schnell geschrieben – aber ist sie auch vollständig? § 14 UStG legt genau fest, welche Angaben auf jede Rechnung gehören. Fehlt etwas, wackelt im Zweifel der Vorsteuerabzug deines Kunden, und du darfst nachbessern. Mit dieser Checkliste hast du alle Pflichtangaben auf einen Blick.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Diese acht Angaben muss eine „normale“ Rechnung enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift – von dir als leistendem Unternehmer und von deinem Kunden
2. Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. – eine von beiden genügt
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer – keine Nummer darf doppelt vergeben werden
5. Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der Leistung – so konkret, dass klar ist, wofür abgerechnet wird
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – die Angabe des Kalendermonats reicht aus
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt – also der Nettobetrag, bei mehreren Steuersätzen getrennt ausgewiesen
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Rechnung formal fehlerhaft – auch wenn der Betrag stimmt. In Sonderfällen kommen weitere Angaben hinzu, etwa bei Anzahlungen oder wenn du per Gutschrift abrechnest.

Sonderfall Kleinunternehmer: der § 19-Hinweis

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus – weder Steuersatz noch Steuerbetrag. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben aus der Checkliste gelten für dich genauso. Wichtig: Weist du versehentlich doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie grundsätzlich trotzdem dem Finanzamt (§ 14c UStG).

Sonderfall Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gibt es eine Erleichterung (§ 33 UStDV). Hier reichen:

• Name und Anschrift des Leistenden (also deine Daten)
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung bzw. Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (der Bruttobetrag)
• Steuersatz – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Rechnungsnummer und Kundendaten sind hier keine Pflicht. Sobald der Betrag über 250 € liegt, gilt wieder die volle Checkliste.

Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?

Der größte Ärger trifft oft nicht dich, sondern deinen Kunden: Ohne vollständige Rechnung ist sein Vorsteuerabzug gefährdet. Die Folge sind Rückfragen, Korrekturrechnungen und verspätete Zahlungen. Und bei einer Betriebsprüfung fallen unvollständige Rechnungen unangenehm auf. Es lohnt sich also, die Checkliste einmal sauber umzusetzen – am besten mit einer Software, die nichts vergisst.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen gehören zu den Unterlagen, die du geordnet aufbewahren musst. Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (vorher 10 Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse bleiben weiterhin 10 Jahre – im Zweifel klärst du die Details mit deiner Steuerberatung.

So hilft dir easyfactura bei den Pflichtangaben

easyfactura sorgt dafür, dass die formalen Pflichtangaben automatisch stimmen:

• Fortlaufende Rechnungsnummern vergibt easyfactura automatisch – bei mehreren Firmen sogar mit eigenem Nummernkreis pro Firma
• Die Mehrwertsteuer wird automatisch berechnet und korrekt ausgewiesen
• Im Kleinunternehmer-Modus entfällt der Steuerausweis, und der passende § 19-Hinweis steht automatisch auf jeder Rechnung
• Deine Rechnungen liegen geordnet in Ordnern – per Drag-and-drop sortiert und jederzeit auffindbar

Deine Kundendaten speicherst du einmal in der Kundenliste und verwendest sie bei der nächsten Rechnung einfach wieder. easyfactura kostet 13,95 € im Monat, die ersten 7 Tage sind kostenlos.

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