E-Rechnung ab 2025: Was Kleinunternehmer und Selbstständige wissen müssen

Veröffentlicht am 27. Juni 2026

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr (B2B). Für viele Selbstständige und Kleinunternehmer wirft das Fragen auf: Muss ich jetzt E-Rechnungen ausstellen? Und was ist überhaupt eine „echte” E-Rechnung?

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931, das maschinell ausgelesen werden kann. In Deutschland üblich sind:

• XRechnung – ein reines XML-Format (verbreitet bei Behörden, B2G)
• ZUGFeRD – ein Hybrid: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, die man sowohl lesen als auch maschinell verarbeiten kann

Ein klassisches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung”, nicht als E-Rechnung.

Empfangen: Das gilt für alle ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. In der Praxis reicht dafür oft schon eine E-Mail-Adresse, über die du die Datei entgegennehmen und speichern kannst.

Ausstellen: Übergangsfristen und Ausnahme für Kleinunternehmer

Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Vereinfacht:

• Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden (mit Zustimmung des Empfängers).
• Für kleinere Unternehmen gilt eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
• Ab 2028 soll die E-Rechnung im inländischen B2B grundsätzlich verpflichtend sein.

Wichtig für dich: Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen – sie dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen” (z. B. PDF) ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.

Betrifft mich das überhaupt?

Die Regeln gelten für inländische B2B-Umsätze (beide Parteien in Deutschland). Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• bestimmte steuerfreie Umsätze

So bist du mit easyfactura auf der sicheren Seite

Auch wenn du als Kleinunternehmer (noch) nicht ausstellen musst: E-Rechnungen zu verschicken wirkt professionell und ist bei Geschäftskunden zunehmend erwünscht. easyfactura erstellt Rechnungen auf Wunsch als ZUGFeRD-E-Rechnung nach EN 16931 – eine PDF mit eingebettetem XML, die du direkt per E-Mail an deinen Kunden senden kannst. So erfüllst du schon heute, was morgen Standard ist.

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