Rechnungsnummer richtig vergeben: fortlaufend, einmalig, lückenlos

Veröffentlicht am 30. Juni 2026

Die Rechnungsnummer ist eine der Pflichtangaben auf jeder Rechnung – und eine häufige Fehlerquelle. Wer hier schludert, riskiert Ärger bei der Betriebsprüfung. Dabei ist die Regel eigentlich einfach.

Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung.

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Zwei Punkte sind entscheidend:

• Einmaligkeit: Keine Nummer darf doppelt vorkommen.
• Fortlaufend/nachvollziehbar: Die Vergabe muss einem System folgen, das keine „verdächtigen” Lücken lässt.

Muss immer +1 gezählt werden?

Nein. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass Rechnungsnummern lückenlos 1, 2, 3, … lauten müssen. Das verlangt das Gesetz nicht. Erlaubt sind auch:

• Nummernkreise nach Jahr: 2025-0001, 2025-0002 …
• Präfixe nach Firma oder Bereich: RE-A-1001, RE-B-1001
• Kombinationen aus Datum, Kürzel und laufender Nummer

Wichtig ist nur: Das System ist nachvollziehbar, und innerhalb einer Reihe gibt es keine unerklärlichen Lücken. Eine bewusst gewählte Systematik ist völlig in Ordnung.

Typische Fehler, die du vermeiden solltest

• Doppelte Nummern, weil parallel in Word und Excel gearbeitet wird
• Lücken, weil eine stornierte Rechnung ersatzlos „verschwindet“ (besser: Storno dokumentieren)
• Nummern rückwirkend ändern – das untergräbt die Nachvollziehbarkeit
• Für mehrere Firmen denselben Nummernkreis verwenden

Besonders wichtig bei mehreren Firmen

Wer für mehrere Firmen abrechnet, sollte für jede Firma einen eigenen Nummernkreis führen. Sonst vermischen sich die Reihen, und die Zuordnung wird bei einer Prüfung schwierig.

So nimmt dir easyfactura die Arbeit ab

easyfactura vergibt fortlaufende Rechnungsnummern automatisch – und zwar pro Firma getrennt. Du legst das Format einmal fest, danach zählt easyfactura zuverlässig weiter. Keine doppelten Nummern, keine versehentlichen Lücken, keine Excel-Jonglage. So bleibt deine Nummerierung sauber und GoBD-konform nachvollziehbar.

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