Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, Fristen & Verzugszinsen

Veröffentlicht am 10. Juli 2026

Die Rechnung ist raus, das Zahlungsziel verstrichen – und das Geld kommt einfach nicht. Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist das ärgerlich, aber kein Grund zur Panik. Mit einem ruhigen, systematischen Vorgehen bekommst du dein Geld in den meisten Fällen, ohne die Kundenbeziehung zu beschädigen. Hier erfährst du, wie du eine Mahnung schreibst, welche Fristen gelten und welche Verzugszinsen dir zustehen.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Zahlungserinnerung oder Mahnung – und der Mythos der drei Mahnungen

In der Praxis beginnt man meist mit einer freundlichen Zahlungserinnerung: Oft ist die Rechnung schlicht untergegangen, und ein netter Hinweis reicht. Rechtlich gibt es aber keinen Unterschied – auch eine höflich formulierte Zahlungserinnerung ist eine Mahnung im Sinne des BGB, solange du den Kunden eindeutig zur Zahlung aufforderst. Es zählt der Inhalt, nicht die Überschrift.

Und gleich das größte Missverständnis vorweg: Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen. Eine einzige Mahnung genügt, um deinen Kunden in Verzug zu setzen – und häufig tritt der Verzug sogar ganz ohne Mahnung ein. Mehrstufige Mahnungen sind reine Kulanz und Verhandlungstaktik, keine Voraussetzung für weitere Schritte.

Wann dein Kunde in Verzug ist (§ 286 BGB)

Verzug bedeutet: Dein Kunde zahlt zu spät und muss ab jetzt für die Folgen einstehen. Nach § 286 BGB tritt Verzug in diesen Fällen ein:

• Mit Mahnung: Du mahnst nach Fälligkeit – ab Zugang der Mahnung ist der Kunde in Verzug.
• Ohne Mahnung bei vereinbartem Zahlungstermin: Ist ein kalendermäßig bestimmter Zahlungstermin vereinbart – etwa im Vertrag oder im angenommenen Angebot („zahlbar bis 15.08.2026”) –, gerät der Kunde nach Ablauf automatisch in Verzug. Ein Zahlungsziel, das du nur einseitig auf die Rechnung druckst, reicht dafür nach überwiegender Auffassung allerdings nicht aus.
• Spätestens nach 30 Tagen: Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Achtung bei Privatkunden: Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.

Praxis-Tipp: Vereinbare dein Zahlungsziel am besten schon im Angebot oder Vertrag und wiederhole es auf der Rechnung – so ist der Verzugseintritt später leichter belegbar.

Verzugszinsen und Verzugspauschale (§ 288 BGB)

Ab Verzug darfst du Verzugszinsen berechnen (§ 288 BGB):

• Privatkunden (Verbraucher): 5 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz
• Geschäftskunden (B2B): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Zusätzlich bei B2B: eine Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – unabhängig vom tatsächlichen Aufwand

Ob du diese Ansprüche wirklich geltend machst, ist deine Entscheidung. Bei guten Stammkunden kann Kulanz klüger sein – wissen solltest du deine Rechte trotzdem.

Das gehört in deine Mahnung

Eine wirksame Mahnung ist kurz, eindeutig und sachlich. Diese Punkte gehören hinein:

• Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
• Offener Betrag (ggf. plus Verzugszinsen/Pauschale)
• Neue Zahlungsfrist, z. B. 7 bis 14 Tage ab Datum der Mahnung
• Hinweis auf die nächsten Schritte, falls keine Zahlung eingeht

Bleib dabei höflich und professionell. Ein verärgerter Ton bringt dein Geld nicht schneller – eine klare Frist schon.

Wenn nichts hilft: Mahnbescheid, Inkasso, Anwalt

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht, kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Den Mahnbescheid beantragst du online über das zentrale Mahnportal der Bundesländer – das ist deutlich günstiger und schneller als eine Klage. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Inkassobüro oder Anwalt sind die letzte Stufe – bei kleinen Beträgen lohnt sich vorher ein nüchterner Blick auf Kosten und Nutzen.

So hilft dir easyfactura

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst – und Vorbeugen ist die halbe Miete. Rechnungen mit allen Pflichtangaben und einer eindeutigen, fortlaufenden Rechnungsnummer kommen seltener mit Rückfragen zurück und werden schneller bezahlt. Genau dabei unterstützt dich easyfactura:

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