Aufbewahrungsfrist Rechnungen: Wie lange aufbewahren? (2026)

Veröffentlicht am 17. Juli 2026

Der Schuhkarton voller Belege, der Ordner „Rechnungen alt“ im Keller – irgendwann fragt sich jeder Selbstständige: Wie lange muss ich das eigentlich alles aufheben? Die gute Nachricht: Seit 2025 ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen kürzer geworden. Hier erfährst du, welche Fristen 2026 gelten, wann sie beginnen und wie du deine Belege digital sauber aufbewahrst.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die wichtigste Änderung: 8 Jahre statt 10

Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren – vorher waren es 10. Eingeführt wurde die Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Das betrifft Ausgangsrechnungen, die du an Kunden stellst, genauso wie Eingangsrechnungen, die du selbst bezahlst.

Die neue Frist gilt grundsätzlich auch für ältere Rechnungen, deren alte 10-Jahres-Frist am Stichtag noch lief – viele Altbelege dürfen also früher entsorgt werden als ursprünglich gedacht. Wichtig: In Sonderfällen (etwa bei laufenden Betriebsprüfungen oder noch nicht bestandskräftigen Steuerbescheiden) kann die Frist länger laufen. Im Zweifel wirf Belege lieber nicht vorschnell weg und frag deine Steuerberatung.

Alle Aufbewahrungsfristen im Überblick

Nicht alles fällt unter die 8 Jahre. So sortierst du deine Unterlagen grob ein:

• 8 Jahre: Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen) und Buchungsbelege
• 10 Jahre (weiterhin): Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen
• 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen
• 2 Jahre für Privatpersonen: Handwerkerrechnungen rund um Haus und Grundstück müssen auch Privatleute aufbewahren (§ 14b UStG) – als Rechnungssteller musst du auf diese Pflicht hinweisen

Übrigens: Auch stornierte oder korrigierte Rechnungen gehören ins Archiv – gelöscht wird nie. Wie du dabei sauber vorgehst, liest du im Artikel Rechnung stornieren und korrigieren.

Wann beginnt die Frist? Ein Rechenbeispiel

Die Frist startet nicht am Rechnungsdatum, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Beispiel:

• Du stellst eine Rechnung im März 2026 aus.
• Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2026, also Ende Dezember 2026.
• Ab dann läuft sie 8 Jahre – du musst die Rechnung bis Ende 2034 aufbewahren.

In der Praxis heißt das: Du kannst deine Ablage bequem jahrgangsweise organisieren und jeweils zum Jahreswechsel prüfen, welcher Jahrgang komplett rausfallen darf.

Digital aufbewahren: erlaubt und meistens die bessere Wahl

Du musst keine Papierberge horten – die elektronische Aufbewahrung ist zulässig und längst Standard. Dabei gelten ein paar Grundregeln:

• Papierbelege einscannen ist erlaubt: Unter den Bedingungen der GoBD darfst du Originale in aller Regel ersetzend digitalisieren – das Papier darf danach weg. Was dahintersteckt, erklärt unser Artikel GoBD einfach erklärt.
• E-Rechnungen (etwa im ZUGFeRD-Format) musst du in ihrem strukturierten Originalformat aufbewahren – ein Ausdruck reicht nicht. Mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2025.
• Die Anforderungen in Kurzform: Belege müssen unveränderbar, über die gesamte Frist lesbar und geordnet auffindbar sein.

Was droht, wenn Belege fehlen?

Fehlen bei einer Betriebsprüfung Rechnungen oder ist die Ablage lückenhaft, darf das Finanzamt deine Besteuerungsgrundlagen schätzen – und solche Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. Auch der Vorsteuerabzug kann wackeln, wenn Eingangsrechnungen nicht auffindbar sind. Eine geordnete Ablage ist also keine Fleißaufgabe, sondern schlicht Geld wert.

So hilft dir easyfactura

Aufbewahren fällt leicht, wenn Belege von Anfang an strukturiert an einem Ort landen – statt verteilt auf Schuhkarton, Mail-Postfach und Schreibtischschublade. Genau dabei unterstützt dich easyfactura:

• Geordnete digitale Ablage: Sortiere Rechnungen mit Ordnern und Drag-and-drop, zum Beispiel jahrgangsweise – so behältst du die Fristen im Blick
• Eingangsrechnungen per Handy-Kamera scannen: Papierbelege fotografierst du unterwegs ab, auch mehrseitig als ein PDF – nichts geht mehr verloren
• Automatische fortlaufende Rechnungsnummern sorgen für lückenlose Ausgangsrechnungen und unterstützen dich dabei, GoBD-konform zu arbeiten
• E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) erstellst du direkt in der App und verschickst sie per E-Mail an deine Kunden

easyfactura kostet 13,95 € pro Monat, ist monatlich kündbar – und die ersten 7 Tage sind kostenlos.

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