ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt

Veröffentlicht am 08. Juli 2026

Wenn es um die E-Rechnung geht, tauchen immer zwei Begriffe auf: ZUGFeRD und XRechnung. Beide klingen technisch, beide sind offiziell erlaubt – aber worin liegt eigentlich der Unterschied? Und welches Format brauchst du für deine Kunden? Die Antwort ist einfacher, als du vielleicht denkst.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Beide Formate sind „echte“ E-Rechnungen

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der EU-Norm EN 16931, das Software automatisch auslesen kann. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen diese Norm. Rechtlich sind also beide gleichwertig – der Unterschied liegt in der Verpackung.

XRechnung: reines XML – der Behördenstandard

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei: strukturierte Daten, ohne visuelles Abbild. Öffnest du sie ohne passende Software, siehst du nur Code – für Menschen ist sie praktisch nicht lesbar. Dafür ist sie der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland: Wenn du Rechnungen an Behörden, Ämter oder andere öffentliche Auftraggeber stellst (B2G), wird die XRechnung oft ausdrücklich gefordert.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine ganz normale PDF-Datei (technisch: PDF/A-3), in der die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Das vereint das Beste aus beiden Welten:

• Dein Kunde öffnet die Datei und sieht die gewohnte Rechnung als PDF – ganz ohne spezielle Software.
• Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest das eingebettete XML automatisch aus.
• ZUGFeRD ist mit dem französischen Factur-X kompatibel – praktisch, wenn du Kunden in Frankreich hast.

Es gibt verschiedene ZUGFeRD-Profile. Für den Austausch zwischen Unternehmen zählt das Profil nach EN 16931 – nur damit ist die Datei eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

ZUGFeRD oder XRechnung – wann brauchst du was?

Die Faustregel ist einfach:

1. Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G): meist XRechnung – schau in die Vorgaben deines Auftraggebers, dort steht das geforderte Format.
2. Geschäftskunden (B2B): hier ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl, weil der Empfänger die PDF auch ohne E-Rechnungs-Software lesen kann.
3. Privatkunden (B2C): keine E-Rechnungspflicht – ein normales PDF reicht.

Kurz zur E-Rechnungspflicht im B2B

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – das gilt auch für Kleinunternehmer. Fürs Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst du im B2B noch Papierrechnungen verschicken – oder PDF-Rechnungen, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich diese Frist bis Ende 2027; ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B grundsätzlich Pflicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie aber auch. Ob eine E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung daherkommt, ist dem Gesetz übrigens egal – beide Formate erfüllen die Anforderungen.

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